Könyvelőiroda: amikor minden bizonylat e-mailben jön
Hónap eleje, tele postafiók, PDF-ek és telefonfotók. Mi monoton ebben a munkában, mi igényel szakértelmet – és hogyan lehet a kettőt szétválasztani.
A könyvelőirodák egyik legismerősebb pillanata a hónap eleje. Az ügyfelek egyszerre küldik a bizonylatokat: van, aki rendezett PDF-ekben, van, aki egy telefonnal lefotózott blokk-kupacban, és van, aki öt külön levélben, három különböző címről.
Mi a monoton ebben a munkában?
Mielőtt bármit könyvelni lehetne, minden bizonylattal ugyanaz történik:
- kitől jött, melyik ügyfélhez tartozik,
- milyen típusú (bejövő számla, kimenő számla, bankkivonat, nyugta, szerződés),
- mi a fő adata (partner, dátum, összeg, teljesítés),
- hiányzik-e valami az adott hónapból.
Ez a rész nem igényel könyvelői szakértelmet, de rengeteg figyelmet igen – és pont ezért fárasztó. Ha egy irodában naponta több tucat ilyen levél jön, az órákban mérhető.
Mi az, ami szakértelem?
Hogy egy költség elszámolható-e, melyik főkönyvi számra kerül, kell-e hozzá még valami az ügyféltől – ez a könyvelő munkája, és az is marad. A jó munkamegosztás az, ha a gép az előkészítést végzi, a szakember pedig már rendezett anyagon dönt.
Három dolog, amit már holnap bevezethetsz
- Egy dedikált beküldési cím ügyfeleknek (például bizonylat@…). Ha minden ide jön, nem vész el semmi a személyes postafiókokban.
- Egy egyszerű szabály a tárgysorra: ügyfélnév + hónap. Nem mindenki fogja betartani, de sokat segít.
- Hiánylista ügyfelenként: mi szokott jönni minden hónapban. Így előbb derül ki, ha valami elmaradt.
Hol segít ebben egy olyan eszköz, mint a Sortio?
A Sortio a beérkező levelet és csatolmányait elolvassa, felismeri az ügyfelet és a bizonylat típusát, kiolvassa a fő adatokat, és a tálcán mutatja: ez rendben van, ezt nézd meg, itt hiányzik valami. A hiánypótló levelet is előkészíti – elküldeni már te küldöd. A könyvelés maga a könyvelőnél marad.
