Mennyibe kerül valójában egy kézzel feldolgozott levél?

A legtöbb cégnél senki nem tudja pontosan, mennyi idő megy el a beérkező levelek feldolgozására. Nem azért, mert titok, hanem mert szétszórva történik: két telefon között, ebéd után, péntek délután, amikor „még ezt gyorsan beírom”.

1. A közvetlen idő

Egy tipikus levél feldolgozása – legyen az számla, ajánlatkérés vagy rendelés – néhány perc: megnyitni, kikeresni a partnert, átmásolni az adatokat, ellenőrizni. Ha a tartalom PDF-ben, Excelben vagy fotón van, vagy a feladó szabad szöveggel ír („a múltkori”), ez könnyen több.

Számolj a saját adataiddal:

• tétel naponta × perc tételenként × 21 munkanap = percek havonta
• ezt elosztva 60-nal megkapod az órákat, szorozva az óránkénti bérköltséggel a forintot

Napi 25 tétel és 6 perc esetén ez havonta több mint 50 óra – több mint egy munkahét, csak adatmásolásra.

2. A hibák ára

Az elírt összeg, a rossz ügyfélhez rendelt számla vagy a régi cím ritkán derül ki azonnal. Kiderül zárásnál, reklamációnál, korrekciónál – és ott már több ember idejébe kerül. Érdemes egy hónapig strigulázni, hány tételt kellett utólag javítani.

3. A rejtett kockázat

Ha a feldolgozás egy ember fejében lévő tudáson múlik („ez az ügyfél mindig így küldi”), akkor a szabadsága vagy a távozása üzleti kockázat. Ez nem jelenik meg egyetlen táblázatban sem, de mindenki érzi, amikor bekövetkezik.

Mit érdemes ebből levonni?

Nem minden cégnek éri meg automatizálni. Ha naponta 3–4 ilyen levél jön, a kézi feldolgozás teljesen rendben van. Ha viszont naponta több tucat, és sok köztük a visszatérő minta, akkor a gépelés helyett az ellenőrzés a jobb munkamegosztás: a gép előkészít, az ember dönt.

A megtérülés-kalkulátorunkban a saját számaiddal is kipróbálhatod.